電子内容証明を作成していて、何度やってもエラーが出る。
書式も合っているはずなのに、なぜか通らない。
そんな状態で、かなり時間を使ってしまいました。
いろいろ試しても理由が分からず、正直かなりしんどかったです。
ネットで調べても、
「書式に気をつけてください」
といった情報は出てくるのですが、
具体的にどこが原因なのかは、ほとんど書かれていませんでした。
そこで、まずやってみたのが、
すべて手打ちで入力する方法でした。
すると、それまでエラーが出ていた文章が、
問題なく通ったのです。
この時点で、
「文章の内容ではなく、どこかに余計な情報が入っているのではないか」
と考えるようになりました。
実際にやってみて分かったのですが、
原因は「見えない文字」でした。
Wordで作った文章をそのままコピーして使うと、
自分では気づかない書式や文字情報が含まれてしまうことがあります。
電子内容証明のシステムは、こういった細かい部分もチェックしているため、
見た目が問題なくてもエラーになることがあるようです。
また、文字のフォントによってもエラーになることがありました。
電子内容証明では、使用できる文字や書式に制限があり、
明朝体などの基本フォントになっていない場合、エラーになることがあります。
私はMacを使っているため、特に意識していないと、
Apple標準のフォントが自動で適用されていることがありました。
見た目では違いが分かりにくいため、
気づかないままエラーになってしまうケースもあると感じました。
つまり、見えない書式やフォントが原因で、
エラーが出ている可能性があると考えました。
そこで、書式を一度リセットする方法として、
一度「メモ」に貼り付けたあと、そのまま整えるのではなく、
電子内容証明の雛形に貼り付けてから、
その中で書式を整える方法を試してみました。
Wordで整えた文章をそのまま貼るのではなく、
一度「メモ」で余計な書式をリセットしたうえで、
最終的に使う雛形の中で整えることがポイントです。
すると、それまで通らなかった文章が、問題なく通りました。
メモを経由することで、
余計な書式がリセットされ、シンプルな状態になったことが理由だと思います。
もし、同じように電子内容証明でエラーが出ている方は、
一度この方法を試してみると、解決する可能性があります。
電子内容証明は、内容だけでなく、
こういった細かい部分でもつまずきやすい手続きだと感じました。
内容証明の基本的な仕組みや注意点については、
こちらの記事でもまとめています。
▶ 内容証明とは？いつ使う？効果と注意点
一度、文章や書式を整理してみるだけでも、
エラーの原因が見えてくることがあります。
こうした細かい部分も含めて、
文章の作成や整形についても、今後お手伝いできるよう準備を進めています。
